Przedsiębiorca firmy „XYZ” zajmującej się produkcją różnego rodzaju rzeczy z drewna wybrał się samochodem służbowym do Niemiec w celu zakupienia specjalistycznej maszyny, która usprawniłaby i przyspieszyła produkcję w jego firmie.
Na okoliczność tą po powrocie wystawił stosowny dowód wewnętrzny gdzie wykazał wydatki na paliwo zakupione za granicą, opłaty za przejazd autostradą jak również rozliczył sobie diety. Wszystkie te wydatki przeliczył na złotówki po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego jego wyjazd. Jak myślicie czy przedsiębiorca postąpił prawidłowo?
Kosztami uzyskania przychodów przedsiębiorców odbywających podróż służbową są jak najbardziej rzeczywiście poniesione wydatki. Odstępstwem są jednak koszty związane z wyżywieniem przedsiębiorcy w trakcie delegacji.
Nie istnieje jakakolwiek zależność pomiędzy faktycznymi wydatkami przedsiębiorcy na wyżywienie (faktury czy rachunki z restauracji bądź innych lokali gastronomicznych) z kosztem jaki podatnik ma prawo zarachować w koszty podatkowe. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca nie ma możliwości rozliczyć kosztu wyżywienia – jak najbardziej może ująć w koszty wysokość diety do wysokości określonej w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.
Wysokość diety za pobyt w Niemczech wynosi 42 euro za dobę. Pełna dieta w zagranicznej podróży służbowej przysługuje za każdą zakończoną dobę tej podróży. Niemniej jednak za niepełną dobą przedsiębiorca powinien wyliczyć dietę w następujący sposób:
– do 8 godz. – 1/3 diety
– ponad 8 godz. do 12 godz. – 1/2 diety
– powyżej 12 godz. – cała dieta.
Wydatki zagranicznej delegacji należy przeliczyć na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Podatnicy rozliczający się w formie książki przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu zobowiązani są przyjąć dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu księgowego, który stanowi podstawę do zaliczenia ich w koszty.
Błędem jakim popełnił tutaj przytoczony wyżej przedsiębiorca jest to, iż do przeliczenia kosztów delegacji przyjął nieprawidłowy kurs NBP. Sporządzony przez siebie po powrocie z delegacji dowód wewnętrzny powianiem przeliczyć na złotówki stosując średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia tego dowodu.
Przykładowo: Nasz przedsiębiorca pojechał do Niemiec celem zakupienia maszyny do produkcji dnia 26 października o godzinie 7 rano a wrócił 27 października późnym wieczorem o 22:00 ( 39 godzin). Następnego dnia przedsiębiorca sporządził dowód wewnętrzny na rozliczenie wszystkich kosztów podróży, w tym również diet. Prawidłowym kursem przeliczenia tego dowodu jest kurs z tabeli NPB ogłoszony dnia 28 października.
